CRM y ERP - ClandBus

Software para Pymes : ERP

Encontrar software para pymes es una labor difícil. Encontrar el correcto lo es aún más. Sobre este tema tendremos dos entradas: una dedicada al ERP y otra al CRM. Esta entrada la enfocaré al ERP y será de la siguiente manera:

  1. Revisaremos los elementos clave de un ERP
  2. Presentaremos los beneficios que trae el negocio
  3. Revisaremos las implicaciones que tiene en la operación
  4. Nueva cultura que se implanta con su instalación
  1. Software para Pymes - ERP y CRM - ClandBus

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Software para Pymes: Elementos Clave de un ERP

Las empresas son entes con vida propia. Tienen cientos de interacciones con clientes, empleados y proveedores. Controlar todas esas interacciones puede ser labor que consuma mucho de nuestro tiempo. Llevar un mejor control o no llevarlo, puede ser la diferencia entre una empresa sana, que crece de manera organizada y le da más satisfacciones que pesares a sus dueños. Este control del que hablo puede ser llevado de manera manual y seguramente lo hace muy bien, sin embargo ¿no se siente agotado después de hacerlo? ¿no le gustaría tener más tiempo para su familia o sus entretenimientos? Aquí es donde un ERP hace la diferencia.

¿Que evaluar de un ERP?

Esta es una pregunta que tiene respuestas muy variadas. Para mí, la respuesta es: Evalué como el sistema ERP que está por adquirir integra toda la información de su negocio y como obtendrá dicha información: Reportes, tableros de control, etc. Para saber como integra la información es necesario que conozca como está dividido, por lo regular se dividen en módulos.

Módulos de un ERP

Un sistema ERP (Software de gestión integrada) por lo regular ofrece los siguientes módulos: Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Administración de bancos, Órdenes de Venta, Órdenes de Compra, Manufactura y Proyectos. Dependiendo el giro comercial de su empresa, los objetivos de negocio y las necesidades de reportes,  se configuran más o menos módulos. Como habrá notado, el software está diseñado por módulos enfocados a alguna área de la empresa.

Órdenes de Venta y órdenes de Compra

Estos módulos le sirven a usted para controlar y conocer los pedidos de mercancía o materia prima que sus clientes le están haciendo o que usted le hace a alguno de sus proveedores. Debes preguntar como el producto gestiona el inventario, como calcula los costos del producto y como se realiza la recepción o salida de la mercancía. Es importante que le menciones al proveedor sobre algún procedimiento que como empresa realices: Firma de comprobantes, almacenes o formas de hacer transacciones (si hay un sitio web o un programa que ya haga alguna de estas funciones).

Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar 

Cuando utiliza un sistema de gestión empresarial usted cuenta con información sobre lo que le deben y lo que usted debe. En los módulos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar usted controla las interacciones que ha tenido con proveedores y clientes.

Bancos y Contabilidad

El corazón de todo sistema de gestión empresarial es la contabilidad y el flujo de dinero. Pregunte sobre el cumplimiento de obligaciones fiscales, la emisión de reportes y la conciliación de saldos contables. Con un ERP usted recibe la información desde otros módulos por lo que debe asegurarse de preguntar hasta entender como los flujos del negocio se reflejan aquí.

Otros Módulos

Los módulos que han sido descritos en párrafos anteriores son la base para cualquier sistema de gestión empresarial, si la operación de su empresa o las necesidades de la misma lo demandan se habilitan más módulos: Manufactura, Gestión de Servicios, Proyectos, Puntos de Venta, Inteligencia de Negocios (BI), nómina, entre otros. Cada módulo se especializa en capturar información de valor del área y automatiza el flujo de operación de su organización. Cuando compre o rente un sistema de estos, verifique que se cumple con la información que usted necesita.

Software para Pymes - ERP - Modulos

Módulos de un ERP

Software para Pymes: Beneficios de un ERP

Los beneficios son varios entre los que se encuentran:

  • Unificación de la información.
  • Aceleración en la toma de decisiones.
  • Registrar información valiosa: Histórico de precios, deuda, flujo de efectivo.
  • Simplificar la operación. Cada persona realiza lo asignado a su rol
  • Simplificar la entrega de obligaciones fiscales (Catalogo de cuentas, balanza de comprobación y pólizas contables)

Otros beneficios económicos los encuentras en esta infografía: Beneficios de un ERP para tu empresa

Software para Pymes: Implicaciones en la Operación

Implementar un ERP no solo es instalar un programa para computadora y dejarlo listo. Implica:

  • Hacer ajustes en la operación. Mapear nuevos procesos que se agreguen
  • Verificar que se realice la captura correctamente
  • Verificar que todos los usuarios entienden su rol y las implicaciones del mismo
  • Que los directivos se comprometan a empujar y estandarizar la empresa
  • Quitar viejos vicios: “Yo lo hacía así”
  • Mejorar la comunicación entre individuos y empresa

Tome en cuenta todos los factores anteriores para no caer en la trampa de  “El sistema nos vino a afectar”. La mayoría de fracasos en implantaciones se da por un manejo pobre en la expectativa de operación.

Software para Pymes: Una nueva Cultura

En el mercado existen cientos de aplicaciones de gestión empresarial, algunos muy reconocidos como Acumatica, Dynamics y SAP o los de nueva oleada que vienen empujando fuerte con precios competitivos y grandes funcionalidades como el caso de  Advanta TMB que ofrece soluciones para pequeñas y medianas empresas.

Todos los ERP cuentan con las funcionalidades base que las empresas necesitan y que hemos explicado en esta entrada. Sin embargo, usted debe considerar que habrá una nueva cultura empresarial al contar con nuevos elementos. Se requiere:

  • Adaptación. Olvidar viejos vicios y operar según la nueva herramienta.
  • Comunicación. Expresar los problemas para encontrar soluciones efectivas.
  • Constancia. Para cargar los datos y para realizar la extracción de datos.
  • Flexibilidad. Para resolver problemas por medio del proceso. No todo lo resuelve el software.
  • Dedicación. Para dar un extra durante el proceso de consultoría

Te agradezco por leer esta entrada y te invito a compartir este contenido en redes sociales. Si tienes dudas contacta con nosotros en la caja de comentarios de abajo.

Software para Pymes: ACTUALIZACIÓN Aquí la segunda entrada sobre Software para Ventas CRM

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Acerca de Tadeo Castillo

Profesional y emprendedor de las tecnologías de la información con experiencia en software de gestión empresarial (ERP), de administración de portafolios de proyectos (PPM), computación en la nube, administración de la relación con el cliente (CRM), inteligencia de negocios (BI) y otras aplicaciones complejas para el mercado de pequeñas y medianas empresas.

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