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Mapas de Autorización en Acumatica

Los Mapas de Autorización en Acumatica serán la primera publicación de una serie de tutoriales para usuarios del ERP en la nube con la autorización de documentos. El escenario de negocio que hoy vamos a resolver con Acumatica ERP es el siguiente:

  1. Un empleado necesita realizar la compra de algún insumo para la operación.
  2. El empleado solicita el insumo y notifica a su jefe
  3. El jefe valida que la compra esté dentro del presupuesto
  4. El jefe autoriza o rechaza la compra del producto.
  5. El solicitante sigue con el proceso de compra

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Requisitos Previos de los Mapas de Autorización en Acumatica

Primero debemos validar que contamos con las siguientes características habilitadas:

Con esto lograremos tener un árbol de empleados y reglas para procesar. Se deberá algo así:

Otro requisito es que ya haya dado de alta sus usuarios como empleados, y que estén cargados en su árbol de la compañía:

Creando las reglas

Una vez habilitado el módulo en Acumatica ERP y dependiendo de nuestra licencia podemos aplicar las reglas a ciertas “pantallas” o flujos de negocio. En este ejemplo voy a crear una regla para COMPRAS. La regla autoriza una compra por el contador siempre y cuando el monto sea menor a 5,000 USD; si es mayor a este monto, el sistema pedirá la autorización no solo del contador sino también la del director general.

  1. Le damos un nombre a la regla y escogemos la entidad “Ordenes de compra” deberá quedar algo así:

2. Escogemos a la persona(s) que tomarán las acciones:

3. Cargamos las reglas que disparan la acción.

Como notarás, si el total de la compra es mayor o igual a 5,000 USD se le solicitará la autorización a Baker MaxWell.  Guardamos los cambios.

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Habilitando las reglas

Ahora tenemos que ir al modulo de configuración de compras y habilitar la solicitud de autorización:

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Probando las reglas

  1. Un usuario normal entra al sistema

2. Usuario carga orden de compra por más  de 10, 000 USD y libera. El sistema la coloca pendiente de aprobación por un usuario:

3. El usuario que autoriza, ingresa y hace la aprobación. Ahora el director de finanzas necesita autorizar.

4. El director entra y autoriza la información.

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Conclusiones

Este escenario es uno de los más solicitados por empresas para el control de las compras, con Acumatica se pueden implementar diferentes reglas de acuerdo al nivel de autorización. En el siguiente tutorial mostraré como habilitar el envío de correos electrónicos para notificar a los usuarios sobre los cambios en los documentos.

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