Incrementar la productividad ¡optimicemos!

Se dice que “no es que tengamos poco tiempo sino que perdemos mucho”. Séneca tenía algo en claro, el tiempo es lo más valioso que tenemos, sin él somos incapaces de realizar todas las actividades en el día. Incrementar la productividad es clave.

¿Qué haría si tuviera sólo doce horas para realizar todo lo que realiza en veinticuatro? Probablemente eliminaría de su lista algunas actividades como pasatiempos o el tiempo perdido a la hora de transportarse de un lado a otro, etc.

Es probable que realizará cambios en la forma de hacer las cosas para aprovechar cada segundo del día y cumplir con todo en tiempo y forma; es decir, realizaría las cosas de manera eficiente y eficazmente.

La productividad está asociada con ser eficiente y eficaz; en otras palabras, realiza las cosas en el tiempo determinado y de la manera más pertinente.

Para incrementar la productividad se requiere de fijar la atención en cinco elementos clave:

  1. Optimizar el tiempo
  2. Realizar trabajo en equipo
  3. Utilizar herramientas tecnológicas
  4. Cuidar la salud
  5. Evitar procrastinar
Reduzcamos el estrés aprendiendo a incrementar la productividad

Reduzcamos el estrés aprendiendo a incrementar la productividad

Organizate para incrementar la productividad

Aprender a optimizar el tiempo que tenemos es pertinente para completar proyectos sin afectar nuestro estrés.  Para ello se requiere:

  • Cite a reuniones sólo cuando sea necesario; es decir, cuando estas tengan un objetivo claro y definido, promueva el uso de agenda previa para evitar dispersarse durante la reunión, establezca un tiempo considerable para la reunión y fomente la puntualidad.
  • Cumpla un horario de trabajo: ya sea home office o en oficina, llegue y salga puntual del trabajo.
  • Evite llevar trabajo a casa. Recuerde: El trabajo NUNCA se terminará.
  • Evite conversaciones innecesarias, es común que conversamos en el trabajo, pero considere que se pierden 10 o 15 minutos hablando de cosas triviales.
  • Aprender a decir NO, en medida de lo posible; conocer nuestras limitaciones es parte de aprender a planificar nuestro día.
  • Planifique sus actividades diarias: considere hacer una lista de lo que hará o tendrá que hacer al día siguiente.
  • Antes de comenzar su día a día, organice los tiempos que dedicará a cada actividad y en medida de lo posible cumpla con esos tiempos.
  • Establezca prioridades, aprender a elegir qué actividades son importantes y urgentes.

Matriz de administración de tiempo

La matriz de administración de tiempo permite establecer prioridades con base en dos elementos clave lo urgente y lo importante.

  • Urgente refiere a todos aquellos elementos externos que generan presión en nosotros o en nuestras actividades.
  • Importante es delimitado por nuestros principios, tu misión o la estrategia que considere pertinente para la realización de las actividades.
Matriz para la administración de tiempo para incrementar la productividad

Matriz para la administración de tiempo para incrementar la productividad

Consideraciones:

  • Lo ideal es mantenernos en el cuadrante de lo No urgente- importante, esto debido a que previene caer en lo urgente y disminuye el estrés ocasionado por lo mismo.
  • Recordar que la URGENCIA no domina la matriz, sino que es un elemento a considerar en función de cómo hemos planificado las acciones.
  • Aprender a delegar es de vital importancia, pues evitara que hagamos cosas que no corresponden como tal con nuestra labor.

Trabajo en equipo permite incrementar la productividad

Ahora bien, si en su organización se optimiza uno de estos elementos que es el tiempo, entonces estaría incrementando la productividad, pero no sólo eso sino que para optimizar el tiempo se requiere de mejorar el trabajo en equipo, pues una organización no se construye con un individuo, la revista Forbes publicó en su articulo de trabajo en equipo :

Cuando dos personas colaboran en un proyecto se enfrentan a una disyuntiva: trabajan en forma armónica o cada cual sigue su propia agenda, ignorando al otro. Se puede cooperar y orientar los esfuerzos en una misma dirección y facilitar la consecución de logros, o se opta, sin quererlo o con intención, por obstaculizar el esfuerzo para alcanzar las metas

 Sin duda, otro elemento a considerar son los trabajos en equipo que se realizan, estos pueden optimizar el tiempo o desperdiciarlo por todos los errores de comunicación que entre pares tienen, una organización depende, entonces, de la buena comunicación entre pares se tenga para el óptimo trabajo en equipo y en consecuencia mejoramiento del uso del tiempo.

¿Qué requiere el trabajo en equipo?

El trabajo en equipo requiere de tomar en cuenta diversos elementos, por ejemplo, consideremos que en un sólo departamento tenemos tres personas que ejercen un liderazgo autoritario, entendido como aquella persona renuente a aceptar ideas de otros pues sólo su opinión importa  y por consiguiente las cosas se harán a su manera, ¿Qué cree que pasaría? ¿Considera usted que trabajarían en armonía? ¿Por cuánto tiempo?, y qué sucede entonces sí ese departamento es el que realiza las contrataciones o administra los recursos económicos ¿considera que lograrán trabajar en función de los objetivos mensuales de la organización?

Ha salido entonces otro punto fundamental para incrementar la productividad en la organización y es un trabajo en equipo armónico con metas fijas; con el trabajo en equipo vienen entonces responsabilidades y entre ellas se encuentran confiar en el trabajo del otro, aprender a delegar y aprender a comunicarnos. Sin estos ejes centrales, alejaremos nuestro desempeño de la eficiencia y la eficacia.

¿Cómo optimizar el trabajo en equipo?

Algunos elementos a considerar para optimizar el trabajo en equipo son:

  • Cree un ambiente óptimo para el equipo; ninguna persona trabaja de manera óptima si el ambiente esta tenso, al contrario esto genera dolor de cabeza y rechazo a ir a trabajar.
  • Comunicarse de manera efectiva y conocer las habilidades de los miembros de su equipo
  • Generar sentido de pertenencia.
  • Involucre al equipo en las decisiones, considere sus ideas, sus opiniones.
  • Fomente la responsabilidad, no deje de lado las cosas, si bien usted puede o no delegar, se debe dar seguimiento y no sólo dejarlo para cuando la persona considere pertinente mostrarlo.
  • Celebre los triunfos grupales, esto fomenta un sentido de pertenencia y hará que su equipo se esfuerce al máximo por cumplir las metas del proyecto o de la empresa.
  • Aprenda a ser líder, el equipo siempre identificara a quien seguir y de cuyas opiniones son importantes, se debe considerar que ser líder es diferente a tener un puesto especifico. Los líderes inspiran, los jefes imponen.

Pareciera entonces que la solución para optimizar sólo se encuentra en el capital humano y, entonces, le pregunto ¿Qué pasa si los recursos humanos, optimizan tiempo y trabajan en equipo pero llevan registros individuales sobre cada uno de los procesos que manejan en su organización?

Pensemos en un escenario donde el área de ventas tiene un formato de registro con un folio (orden de venta), el área de almacén tiene otro formato de registro con otro folio (orden de entrega) y el área de administración tiene otro formato con otro folio (factura).

¿Cuánto tiempo considera que se invierte en detectar todo el proceso que se lleva a cabo?, es decir, ¿por qué no apoyarnos en  la tecnología? Utilizarla permite incrementar la productividad.

Utilizar tecnología para las necesidades identificadas incrementa la productividad

Respecto a la transformación de las empresas y de las claves para incrementar la productividad, la revista Forbes publicó 7 aspectos clave en el futuro digital de las empresas, donde afirma:

 la transformación digital está cambiando los modelos de negocios [ya que] los avances digitales crean oportunidades para que las empresas ofrezcan nuevos productos, servicios y desarrollen fuentes de ingresos recurrentes […] [además] disminuir el uso de la PC y una creciente adopción de dispositivos móviles [ya que] se han convertido en un canal principal para el comercio y una herramienta indispensable para el trabajo, desafiando a muchas organizaciones a mejorar su infraestructura y desarrollar sus primeras estrategias móviles

La tecnología es sin duda una de las claves para incrementar la productividad, permitirá mejorar el desempeño de toda la organización, ser competitivos en el mercado nacional e internacional y evitar ser obsoletos para todos.

Herramientas tecnológicas

 Existen muchas formas de utilizar la tecnología para incrementar la productividad, tales como:

Las herramientas están en nuestro alcance, aprender a usarlas y reconocer que las necesitamos para cubrir ciertas necesidades se convierte en algo de relevancia social.

Incrementar la productividad mejorando algunos elementos para mejorar la productividad

Incremente la productividad mejorarndo algunos elementos

Conclusiones

Entendemos que incrementar la productividad esta en función de diversos elementos tales como:

  • Los recursos humanos
  • El entorno
  • Los recursos tecnológicos
  • Recursos temporales

Al ser diversos, se requiere de considerar diversas formas de incrementar la eficiencia de ello, es por ello que ClanBus:

  • Desarrolla programas de capacitación para la optimización e implementación de cursos operativos.
  • Ofrece servicios tecnológicos que permiten estar a la vanguardia.

Mejorar los elementos permitirá alcanzar las metas que, como organización, tenemos con clara eficiencia y eficacia.

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