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Implementación ERP exitosa ¿Cuál es la clave?

Realizar una implementación ERP exitosa es una tarea difícil que requiere de elementos muy bien alineados para determinar el éxito o fracaso del proyecto. Si bien existen múltiples trampas, riesgos y escenarios no contemplados; la implementación de un ERP puede ser llevada con éxito si invertimos en las áreas o puntos claves que a continuación vamos a describir.

Implementación ERP Exitosa: Origen de Errores

La mayoría de las organizaciones que fracasan en la implementación de un ERP tienen como factor común:

  • Errores relativos al personal que está (o no está) involucrado en el proyecto.
  • Problemas en la definición de los procesos de negocio.
  • Errores en la alineación de objetivos de negocio y el software
  • Capacitación con poca retención del usuario.

Para sorpresa de muchos los errores relativos a la tecnología son tan pero tan escasos que no logran ni el 1%. Bajo este panorama los elementos a invertir son:

Implementación ERP Exitosa: Controles de Proyecto

Seguramente ha escuchado a algún empresario contar que el ERP fracasó. Le aseguro que un gran porcentaje del fracaso fue por una mala administración. Ejemplos:

  • Cambios de última hora. Aceptados y sin un control de afectaciones.
  • Metas vagas y sin criterios de aceptación claros.
  • Manejo incorrecto del presupuesto.
  • Uso de recursos humanos sin calendario.

Cuando inicie un proyecto asegure que se cuenta con un acta constitutiva del proyecto que denote:

  • Responsables.
  • Criterios de aceptación
  • Flujos de autorización
  • Flujos de comunicación. Como escalar problema.
  • Roles del proyecto bien definidos.
  • Calendario de actividades por recurso.
  • Integrantes del comité ejecutivo que apoye el proyecto.

Finalmente, no se trata solo de conseguir un Project Manager certificado por el PMI o un SCRUM Master, se trata de involucrar a un grupo de personas con metas definidas para lograr una implementación exitosa.

implementación ERP exitosa

Implementación ERP Exitosa:  Procesos de Negocio 

Cuando se realiza la implementación de una herramienta de negocios como un ERP o un CRM por lo regular se verán afectados los procesos del negocio. Ya sea por como los maneja el software para pymes contratado o por alguna re-organización. Cientos de organizaciones no se toman el tiempo para definir y analizar la operación actual y futura del negocio con el suficiente detalle. Le recomendamos que antes de configurar:

  • Siéntese con el equipo del negocio, con el especialista y con los directivos. Defina y tome decisiones sobre los procesos de su negocio.
  • Considere las afectaciones y beneficios sobre la operación a corto, mediano y largo plazo.
  • Considere todos los cambios y documente esta información

 

Implementación ERP Exitosa: Cambios en la Organización

En la implementación de cualquier proceso o  herramienta los cambios suceden y que los absorba el personal involucrado es una de las tareas que mayor esfuerzo nos pueden tomar. Usted debe considerar invertir en entrenamientos no solo de la herramientas sino de comunicación. Un usuario que está informado y capacitado sobre los cambios reaccionará de mejor manera que uno que no lo está. Al invertir en la administración del cambio, usted está invirtiendo en un seguro ante desastres.

Implementación ERP Exitosa: Documentación del Proyecto

Durante el proyecto de implementación usted ha platicado sobre:

  • Cambios en la organización
  • Cambios en la forma de operar
  • Los objetivos que usted quiere lograr
  • La configuración del sistema
  • Los recursos humanos
  • Otras tantas cosas.

Todo lo anterior, resulta en mucha información durante un proyecto ¡que muchos no documentan!. Debes invertir tiempo y dinero en crear la documentación del proyecto y estar actualizando la misma. No se trata de crear documentos que nadie leerá, se trata de tener una memoria activa que nos ayude a explorar y finiquitar el proceso de implementación. Al tener documentación será más sencillo implementar cambios, controlar el presupuesto, integrar nuevos módulos o sistemas o establecer cambios en los procesos del negocio.

Implementación ERP Exitosa: Ayuda de Expertos 

Cuando lleve a cabo las tareas de implementación consiga elementos externos (consultores) que tengan experiencia y conocimientos a su organización. No tener el punto de vista de un experto puede traerle consecuencias graves para su negocio. Evalué que el experto en cuestión tenga conocimientos de la industria, tenga un metodología clara, que entienda las complejidades del negocio y los objetivos del mismo. En este sitio le platicamos sobre nuestras especialidades  te recomiendo visitarlo.

Implantar un software empresarial como un ERP no es tan complicado como muchos creen. La implementación exitosa se basa en buenas prácticas con los elementos correctos. Te invito a realizar tus comentarios en la parte de abajo y a compartir este contenido en redes sociales. Gracias por leer esta entrada. 

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Acerca de Tadeo Castillo

Profesional y emprendedor de las tecnologías de la información con experiencia en software de gestión empresarial (ERP), de administración de portafolios de proyectos (PPM), computación en la nube, administración de la relación con el cliente (CRM), inteligencia de negocios (BI) y otras aplicaciones complejas para el mercado de pequeñas y medianas empresas.

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