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Delegar: ¿Cómo hacerlo?

Delegar es una habilidad que desarrollamos con la práctica, pero ¿cómo comenzar? Michael Jordan, uno de los jugadores de básquetbol más importantes de la historia, dijo que el talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia gana campeonatos.

 Michael, logró el éxito en parte por su gran potencial individual, pero no sólo eso sino que reconoce la importancia del trabajo en equipo, pues sin su equipo hubiera sido incapaz de lograr tantos campeonatos como los que consiguió.

Cuando realizamos proyectos como líderes de equipo, lo primero que queremos hacer es que todo funcione de la manera óptima, entregar todo en tiempo, forma, cumplir con los estándares de calidad y, tener tiempo libre para realizar otras actividades ya sean laborales, sociales o familiares; sin embargo, nos damos cuenta de que es imposible cumplir con ello sino tenemos un equipo de trabajo en quien confiar, pero para trabajar en equipo cuando se es líder, se requiere de inteligencia y de aprender a delegar; pues sin esto, el proyecto terminara siendo una carga de trabajo y estrés para usted, ahora bien, pensemos en que no sólo se ocupa de un proyecto sino que coordina cuatro o cinco a la vez ¿Cuánto tiempo libre tendrá cuando delegue de manera pertinente?

Optimizar el tiempo incrementa la productividad y permite aprender a delegar

Optimizar el tiempo incrementa la productividad y permite aprender a delegar

Delegar: La comunicación es clave

Ahora bien, delegar refiere a distribuir carga de trabajo, es por ello que el trabajo en equipo se vuelve más eficiente, debemos de pensar entonces que delegar es un hábito, que se forma con el tiempo y con la práctica.

Para aprender a delegar, lo primero que debemos aceptar es que cada persona hace las cosas de manera diferente y todas ellas pueden obtener resultados fabulosos, con las instrucciones pertinentes; es decir, debemos aprender a comunicarnos de manera eficiente, para ello requerimos que la comunicación sea:

  • Clara: comunicar lo que exactamente queremos comunicar y evitar dejar espacio para la interpretación.
  • Coherente: implica comunicarse sin contradicciones.
  • Tolerante: Por muy estresado que usted se encuentre recuerde que su equipo de trabajo son humanos, con problemas como usted, por lo que gritar para que le hagan caso, es cerrar la comunicación y el diálogo, terminará frustrando su proyecto y generará mucho estrés extra.
  • Organice: planifique con tiempos, actividades y fases, utilice herramientas para administrar cada proyecto.
  • Completa: evite dar instrucciones por partes, genera confusión.
  • Motive: es importante que los integrantes de tu equipo sean conscientes de lo importante que es su labor dentro del proyecto.

Se requieren de otros elementos al delegar

  • La planeación y la organización permite determinar algunas fechas para entrega de avances y para la entrega final.
  • Confía: Genera proyectos o actividades que te permitan confiar poco a poco en tu equipo, esto los motivará.
  • Ofrece retroalimentación, siempre debemos de considerar que al final del día somos aquellos que dan la cara por el proyecto, por lo que debemos considerar ofrecer retroalimentación positiva, considera todo aquello que se puede hacer para mejorar el trabajo en colectivo.
  • Permite sugerencias, evalúa los comentarios de tu equipo y considérelas, para delegar tareas.

Se requiere además de fuerza de voluntad, precisamente porque cuando comenzamos a practicar un hábito, suele caerse en la tentación de tomar el control aun cuando no se ha cumplido la fecha de avance.

Cuando llegue la fecha de entrega de avances, tome en cuenta las sugerencias de su equipo y verifique que en realidad se realicen avances.

Algunas recomendaciones, para verificar que se cumplan los propósitos establecidos son:

  • Considera un tiempo para aclaraciones, en caso de que se requiera aclarar dudas o surjan dudas al respecto.
  • Reasignar actividades, como se mencionó anteriormente, si es necesario quitar responsabilidades a los miembros del equipo, deberá estar en función de las capacidades individuales y del tiempo asignado, quizá es recomendable subdividir las actividades asociadas a los integrantes con la finalidad de establecer metas a menor plazo y tener más control al respecto.

Delegar incrementa la productividad

Aprender a delegar trae ventajas que podríamos tomar en cuenta para comenzar a practicar y mejorar la productividad:

  1. Genera menos estrés a la hora de presentar proyectos, esto debido a que ya se ha avanzado de manera constante en la realización del mismo.
  2. Brinda un ambiente de confianza, no sólo de usted como representante de proyecto sino de su equipo de trabajo para con usted, y esto facilita una mejor comunicación incrementando no sólo la confianza sino la seguridad.
  3. Permite aprender a distribuir el tiempo.

Método Kanban

Existen muchos elementos a considerar para aprender a delegar y poder tener tiempo para realizar o avanzar otros proyectos; es por ello que podría considerar el uso de esta herramienta.

El método Kanban, es un método flexible que permite gestionar los avances en cualquier proyecto, ya sea personal o en equipo.

El método consiste en dividir un espacio en tres columnas y colocar en cada columna una serie de tarjetas con la especificación de cada tarea:

Tabla de Kaban; permite aprender a delegar

Tabla de Kaban; permite aprender a delegar

¿Cómo realizar las tarjetas?

Para asignar tareas es necesario separar el proyecto en tareas específicas sin perder el objetivo de la mente.

Las tareas son asignadas mediante tarjetas; están deberán ser breves y concisas para agilizar la lectura, considere colocar en las tarjetas:

  • Descripción de la tarea: de manera breve y evitando dejar cosas a la interpretación.
  • Fecha límite de tiempo.
  • Persona asignada; puede estar escrito por tarjeta o utilizar colores en estas.

¿Qué permite el método?

  • Permite obtener de manera visual el avance de los proyectos o proyecto.
  • Evita que varias personas trabajen en la misma tarea.
  • Facilita el seguimiento de las tareas.
  • Fomenta el aprender a delegar y confiar en el equipo.

Conclusiones

Aprender a delegar implica demasiadas cosas, tales como confiar en el equipo, administrar el tiempo, considerar las prioridades, etc.

Las herramientas como el metodo de Kaban, facilitan la formación de prioridades y generan el hábito de delegar.

Recordemos que toda herramienta utilizada tiene una parte subjetiva, depende de la interpretación de la persona que la utiliza.

La inteligencia de la que habla Michael Jordan, permite aprender a utilizar y seleccionar algunas herramientas.

Aprender a delegar, requiere de una mejora constante, sólo así obtendremos el tiempo extra que requerimos.

 

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