Flujo de Efectivo vs Utilidad

Implementar un ERP es una tarea que nos ha llevado a detectar que una de las áreas que regularmente tienen más vulnerables es el área de las finanzas. Si bien, las finanzas son el lenguaje de los negocios, en el caso de las PYMES, la mayoría no entiende bien este lenguaje y lo que resulta peor, es que como no lo entienden, empiezan a operar sin saber leer sus estados financieros. Un error muy común en las PYMES es confundir el flujo de efectivo con las utilidades. Se cree que las utilidades representan dinero que “sobró” o “ganancias” que se pueden usar para gastarse libremente.

La razón de que ocurra esto, creo yo, radica en el mito que se ha creado sobre las finanzas: que son difíciles y que solo personas con amplios estudios formales de contabilidad, finanzas y administración lo pueden entender bien. Si a esto le sumamos la poca disposición por aprender, tenemos a la mayoría de las personas delegando el futuro de su negocio a un contador. Esto no es malo, lo malo viene cuando el empresario se entera varios días después que su empresa no es auto suficiente. Las finanzas no son difíciles, vamos a explorar lo básico enfocado en las pequeñas y medianas empresas.

Lo básico: Edo. de Resultados, Flujo de Efectivo y Balance General

Toda empresa debe preparar 3 reportes básicos:

  • El estado de resultados nos dice lo que entró a la empresa, lo que salió y cuando quedo. Así de sencillo: ingresos – costos – gastos = utilidad.  En el estado de resultados todo es en base a facturación. El dinero que aparece en el renglón de utilidad neta no es dinero real en la cuenta de banco del propietario. Si no se entiende esta gran diferencia, entre el estado de resultados y el flujo de efectivo, puede ser que esa utilidad neta nunca la vaya a ver el dueño; tal vez ese dinero se encuentra detenido en muchas cuentas por cobrar a clientes que siempre se retrasan en los pagos.  En un formato más común:
  • Ventas
    • – Costo de ventas
  • = Margen bruto
    – Gastos
    = EBITDA
    – intereses, depreciaciones.
    = Utilidad antes de impuestos
    – Impuestos
    = Utilidad NETA
  • Balance General: Presenta la lista de activos, pasivos y capital contable con el que cuenta la empresa. En términos sencillos: cuanto tengo, cuanto debo y cuanta riqueza ha generado la empresa.
  • Flujo de efectivo:  El flujo de efectivo tiene que ver más con el dinero que se cuenta “realmente”, dinero que se puede usar para pagar proveedores, nóminas, etc. El registro y seguimiento de este reporte sirve para hacer una planeación de lo que se pretende gastar en las próximas semanas, es decir ingresos esperados, y también lo que pensamos pagar o gastar. Recomiendo llevar un seguimiento al menos semanal.

Mi recomendación es utilizar un ERP como Acumatica, que simplifica la extracción de estos reportes para obtener de manera inmediata toda la información que van capturando de tu operación. Además, podrás hacer variantes con su poderosa herramienta integrada para la construcción de reportes financieros.  

Acelerando el Flujo de efectivo

Para cualquier negocio que empieza es tan importante la utilidad como el flujo de efectivo, es decir, que esos ingresos teóricos se cristalicen en efectivo contante y sonante. Para acelerar este proceso, depende de ciertas cosas:

  • Primero, que la proyección de ingresos esté hecha tomando no el momento de la venta, sino el momento del pago. Conocer bien las políticas de pago de cada cliente: 15 días, 30 días, contado, etc. Esto permitirá realizar un presupuesto de una manera más realista la cantidad de dinero que recibe el negocio y así planear y estructurar de manera congruente los gastos que se van a hacer.
  • Segundo, un buen control sobre la cartera vencida. Sin duda, es emocionante decir que vendiste y le facturaste a un cliente, pero es un dato que no te sirve para pagar las cuentas.
  • Tercero, separar las cuentas por cobrar que están retrasadas por cuestiones administrativas y cuáles porque hay un problema adicional. Como un incumplimiento de contrato o una falta de atención de tu área de servicios. Tal vez, resolviendo esas incidencias logras pagos que parecían perdidos.
  • Cuarto, tener fechas de programación de pagos y acordar con tus proveedores buenos términos de pago. Esto te permitirá mover con mayor libertad el dinero y lograr mejores precios.

Con esto, deberás seguir una política de cobranza estructurada y férrea. Documenta qué hacer si un cliente no te paga después de un plazo determinado. Y no, no me refiero a emprender acción legal, o recoger la mercancía (un acto de suicidio para un negocio naciente) sino de los procesos internos para agilizar la cobranza. Los sistemas te permiten, automatizar el seguimiento de los estados de cuenta, calendarios de pago, términos de crédito y las incidencias del negocio. Échale un ojo a nuestros ERP.

Otras sugerencias

Si bien, elaborar un presupuesto, darle seguimiento a cartera vencida, separar incidencias para acelerar el pago o programar fechas ayudan a planificar y conocer previamente la cantidad de efectivo que posiblemente poseerá la empresa, es necesario contar con otras medidas que también auxilian y aceleran el flujo de caja. Por ejemplo:

  • el buen manejo de los inventarios es sumamente importante en el nivel de efectivo, principalmente porque su venta representa un ingreso y por ende se recomienda eliminar los productos de lento movimiento o que representan un margen de utilidad mínimo.
  • Otro caso, podría ser, eliminar todas las salidas de efectivo innecesarias. Estas representan un punto clave, pues en ocasiones, las empresas cuentan con servicios que no usan, que no funcionan o que son superfluos.
  • Mantener un exhaustivo control de las compras e identificar todas las erogaciones para evitar cualquier tipo de fuga de dinero.
  • También es conveniente aprovechar las ventajas de crédito de proveedores.
  • Sincronizar los pagos con los cobros, así el dinero fluye sin tantos pasivos y la administración es más sencilla.
  • No olvidar la opción de utilizar los instrumentos financieros y hacer rendir al máximo posible el efectivo en bancos.

Conclusiones

Sin duda, el flujo de caja es más delicado de lo que se piensa.  Para que un negocio sea rentable y próspero, es importante contar con personal capacitado que conozca cómo manejar el efectivo, para distribuir el capital de la forma más óptima y lograr mantener una estructura sólida, capaz de enfrentar las amenazas, sin perder de vista las metas y objetivos propuestos. Fomenta la capacitación en tu empresa. Ustedes, lectores, ¿qué opinan?, ¿creen que “el efectivo es el rey”? y si sí, ¿que otras ideas tienen para que fluya de mejor manera?

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