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Como manejar inventario en consignación con Acumatica ERP

El inventario en consignación, es aquel que no forma parte del patrimonio de la persona o empresa que comercializa los productos (consignatario), por lo que estos no podrán ser objeto de embargo y permanecen bajo la custodia del consignatario.  En otras palabras, uno de los proveedores entrega inventario para que el cliente lo almacene y lo venda. Los artículos están físicamente en las instalaciones del cliente y su posesión no impacta contablemente y por tanto son propiedad del proveedor. Cuando el cliente vende los productos, son seleccionados del almacén de consignación y enviados al cliente final. Cuando esto ocurre, se crea una orden de compra y se toma posesión de los productos. Ahora, veremos como manejar inventario en consignación con Acumatica ERP

Inventario en consignación: Escenario con Acumatica

  1. Damos de alta el proveedor como “Proveedor de Consignación”
  2. El Cliente recibe los productos en consignación del proveedor
    1. Se imprime un reporte sobre lo que se ha recibido y se entrega al proveedor
    2. Los artículos en consignación son almacenados y se ponen como disponibles para la venta.
  3. La orden de venta es creada para los productos en consignación.
  4. Los artículos en consignación son vendidos.
    1. Los artículos son recogidos, empacados y enviados al cliente final.
    2. Una orden de compra es creada y enviada al proveedor. Se crea la cuenta por pagar que registra los costos y transfiere la posesión de los artículos al cliente.
  5. Factura de Cuentas por Cobra es creada

El principal reto es que la orden de compra (paso 4b) ocurra antes o al mismo tiempo que con la venta (paso 4a). El plan para este reto es crear una orden de venta que está ligada a una orden de compra para que puedan liberarse al mismo tiempo. La orden de venta será creada desde la sucursal principal del cliente para asignar las cuentas de AR y el registro del ingreso por ventas; el almacén a utilizar será el designado como consignación ligado al proveedor, de tal forma que se pueda hacer la recolección y envío correctamente.

Configurando Paso 1:  Proveedor de Consignación

a) Crear una nueva sucursal y un nuevo almacén que están vinculados a un libro contable distinto al “ACTUAL” de tal forma que no habrá impacto contable.

 

 

b) Múltiples proveedores pueden ser puestos dentro de este almacén y sucursal, por lo que crear el segundo proveedor será más sencillo que crear el primero. Para el segundo proveedor solo se agregaría una ubicación de almacén.

c) Ligamos la sucursal del cliente y el libro contable. Cuando el módulo de transacciones intecompañias está activo (se activa en Finanzas/Contabilidad/Configuración/Administración/Mapeo de Cuentas Intercompañias como se muestra a continuación)

d) Debemos crear una nueva cuenta “Inventario Consignación”  para almacenar los activos en el libro contable del proveedor de consignación

Configurando Paso 2:  Recibiendo inventario en  Consignación del proveedor

a) Creamos códigos de razón (son pequeños documentos que realizan ajustes de salida, entrada y otras operaciones de mercancía en Acumatica)

En este ejemplo, usé la primera opción (la cuenta de activos de inventarios). Esto tomaría la mayor parte de los artículos del inventario (cuando se recibe un artículo, la transacción crea un cargo y un abono en la misma cuenta y no acumula valores en el almacén del proveedor, pero se podría:

  • Crear una nueva cuenta llamada “Inventario del Proveedor” y asignarla
  • Crear un centro de costo (una subcuenta) para cada proveedor y crear almacenes separados o códigos de razón para asignar al centro de costo apropiado (subcuenta) automáticamente.

b) El siguiente paso es ingresar y liberar la recepción para los artículos en consignación.

La recepción de artículos incluye:

  1. Ir a la sucursal del Proveedor para recibir los artículos (10) de tal forma que no sean contabilizados.
  2. Se debe confirmar la sucursal del proveedor.
  3. Confirmar el almacén del proveedor (el articulo está con default para este almacén)
  4. Ingresar la ubicación para el proveedor que estamos recibiendo los productos.
  5. Ingresar el costo es opcional, pero puede ser útil para el reporte.
  6. Seleccionar el código de razón basado en la configuración del paso anterior

c) Después de liberar la recepción, la siguiente transacción de inventario aparece

d) Un reporte para firma puede ser creado y enviado por correo electrónico para que el proveedor verifique la cantidad de productos entregados. El reporte actual que se ejecuta se muestra a continuación.

Configurando Paso 3: Inventario en Consignación disponible para la venta

a) Ejecutar una consulta de los productos y verificar que los productos están disponibles en el almacén de consignación. En caso de faltar o no encontrar producto verificar pasos anteriores.

Nota: La forma en que coloqué los códigos de razón no produce ningún efecto a nivel libros.

Configurando Paso 4: Venta de Inventario en Consignación

La venta de artículos de consignación debe disparar dos cosas:

  1. Una orden de venta estándar con recolección, empaque y envío.
  2. Una orden de compra hacia el proveedor para reconocer la compra efectiva del producto.

a) Creamos una orden de venta para los artículos en consignación

En el ejemplo, los artículos son vendidos desde la sucursal HQ mientras que los artículos son tomados del almacén de consignación asignado al proveedor. La orden se marca para orden de compra (PO). Esto moverá los productos en una transacción que reconocerá el origen del producto.

b) Procesamos la orden de venta y creamos la orden de compra. Se puede hace desde el menú de Acciones o ir directamente a la pantalla de “Crear órdenes de Compra”.  Al realizar el proceso obtenemos lo siguiente:

c) Para poder procesar la orden de venta, debemos hacer la recepción de la orden de compra y automáticamente crear la factura del proveedor.

d) Ahora podemos realizar el envío de nuestra orden de ventas, mediante la pantalla de órdenes de venta, en el botón de acciones o bien a través de acciones masivas “Crear Embarques”. Al ejecutar obtenemos:

Podemos imprimir la lista de artículos que serán retirados del almacén de consignación.

e) Acto seguido, preparamos y liberamos la factura del cliente final. Con esto obtenemos el impacto a nivel contable para las cuentas de AR y ventas para la sucursal HQ

Configurando Paso 5: Reducir de Inventario en Consignación del Proveedor

El último paso es disminuir el número de artículos del almacén de consignación. La orden de venta está ligada a la orden de compra pero al final hemos dado una entrada de productos. El paso final es ejecutar una salida de producto del almacén de consignación.

Gracias al motor de desarrollo de Acumatica, podríamos generar un desarrollo para automatizar este último paso. El resultado deberá mostrar 8 artículos disponibles en el almacén de consignación. (10 iniciales, 2 vendidos, 8 disponibles)

Conclusiones

La implementación de este escenario de negocios es posible con las suites de Finanzas, Distribución y el modulo de intercompañias de Acumatica. Para conocer más de Acumatica te recomiendo visitar mi entrada “Acumatica, El ERP en la nube” Si le pareció interesante este tema, no dude en compartir el mismo y complementar con comentarios o sugerencias.

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