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Análisis y descripción de puestos de trabajo en la empresa

Esta entrada es una guía completa para ayudarle a desarrollar un análisis y descripción de puestos de trabajo para fomentar una cultura de liderazgo y obtención de resultados en su empresa. Daremos un vistazo a la definición de organigramas, acuerdos laborales, seguimiento a las actividades, ajustes y motivación. Al final, te decimos como sacar más provecho con herramientas de software.

Razones de Peso

Existe un punto en cada empresa, en la que se da cuenta que necesita organizar más eficazmente al personal. Y esto puede pasar en empresas de cualquier tamaño, aquellas con unos cuantos empleados, con cientos de ellos o incluso, lo que es mejor, cuando identifica esta necesidad cuando solo es usted y alguien más. Vamos a revisar porque es importante realizar ajustes en el personal, hagamos un pequeño recorrido y vaya pensando que le ocurre a usted:

  1. Todo mundo le reporta a usted.
  2. El personal “se pisa entre si” repitiendo tareas.
  3. Las cosas no se concretan porque nadie realiza ciertas tareas, algunas tareas quedan en el limbo.
  4. No existe el trabajo en equipo. Si fuera un equipo de fútbol soccer, todos persiguen el balón como niños de 6 años.
  5. Los empleados son reactivos. Actúan como bomberos apagando fuegos.
  6. Como dueño del negocio, se dedica a dirigir el trabajo de cada persona
  7. Como dueño del negocio, es responsable de cada precio, descuento o actividad de cada empleado.
  8. Solamente ve que los empleados trabajan pobremente o que trabajan muy bien.
  9. Tiene mucha rotación laboral porque los empleados tienen incertidumbre sobre su futuro.
  10. Los empleados trabajan muy independientes. No hay una comunicación abierta.

¿Esto le ayuda para iniciar? ¿Con qué se identifica? Como consultor he visto este escenario en repetidas ocasiones. también he visto que proceden de la siguiente forma tratando de resolverlo:

Comienzan revisando toda la información necesaria para crear un organigrama. Buscan alguna plantilla, algún software como PowerPoint, o una libreta y comienzan dibujando unas cajas. La primera caja que colocan es Director General. Acto seguido se detienen y comienzan a pensar que otros puestos o funciones necesitan y ocurre un bloqueo. El bloqueo del organigrama y delegación de actividades.

Identifica las Actividades del Negocio

Vamos a utilizar un técnica para realizar un organigrama y una descripción de puestos de trabajo. Primero necesitas:

  1. Un paquete de notas adhesivas (amarillas por ejemplo)
  2. Un paquete de notas adhesivas más pequeñas de varios colores (distintas a las del punto 1)
  3. Plumas o marcadores de colores.
  4. Una pared o mesa donde pegar las notas adhesivas.

La meta es identificar y registrar cada actividad que se tiene que hacer para lograr la visión de tu negocio:

  • Escribe cada actividad en una nota adhesiva y pegala en algún lugar de la pared o mesa.
    • Cada actividad es aquella que es ejecutada completamente por una persona en un lapso de tiempo
    • Empieza pensando en cada actividad hecha por ti o cada empleado

Preguntas clave:

  • ¿Qué tenemos que hacer para asegurarnos que nos acercamos a la visión del negocio?
  • ¿Cómo administramos los activos y pasivos del negocio?
  • ¿Qué cosas se tienen que hacer para asegurar la fidelidad a la marca?
  • ¿Cómo capacitamos, conseguimos y ayudamos a nuestros empleados?
  • ¿Qué tenemos que hacer para atraer prospectos o repetir ventas?
  • ¿Cómo y que hacemos para cerrar una venta?
  • ¿Qué cosas pasan una vez que se cierra una venta?
Descripción de Puestos de Trabajo - ClandBus - Odoo - 02

Software como Odoo te permite hacer el seguimiento de notas virtuales

Organiza las actividades del negocio

  1. Con todas las actividades, ve haciendo grupos basados en las actividades hechas por un puesto de trabajo, esto es el trabajo que será ejecutado por una persona. Puedes usar los marcadores de color o las notas adhesivas pequeñas de color para agrupar. Por ejemplo: todas las actividades hechas por un vendedor.
  2. En la pared o mesa, coloca separaciones que identifiquen a tus departamentos.
  3. Cada grupo generado colócalo en un separación de la mesa o pared. Por ejemplo: Una separación sería Ventas y Marketing. Dentro de esa separación colocas el grupo de actividades hechas por un vendedor.
  4. Habrá actividades que hoy en día no están hechas por nadie. Marca estas con un color especial.

Con todas estas notas agrupadas, tendrás una fotografía completa de lo que ocurre en tu negocio. Con cada grupo ve pensando como se comunican. Por ejemplo, como se comunicará un vendedor una vez que cierre una venta y pase al departamento de operaciones para realizar o entregar el servicio o producto. Puede agrupar o reagrupar según tus necesidades. Ya diste el primer paso para la descripción de puestos de trabajo y realizar tu organigrama.

Más allá de una descripción de puestos de trabajo: Acuerdos laborales

Una vez que tienes tu organigrama y tienes la lista de actividades que realizará un puesto de trabajo es tiempo de colocar esas actividades en un acuerdo laboral. Este acuerdo va más allá de una descripción de puestos de trabajo pues fomentará:

  • Certidumbre: Cuando la gente conoce que es lo que se espera que ellos hagan
  • Unidad: se establece cuando usted y sus empleados acuerdan punto por punto sus actividades.
  • Estabilidad:  Ante cualquier situación, evaluación o malos entendidos se procede a revisar el acuerdo laboral

Un acuerdo laboral entre tu y tu empleado identifica las actividades y estándares  a los que el empleado está de acuerdo para obtener un resultado en particular cuando participe en un puesto de trabajo. Este acuerdo debe ser firmado. Su parte, como dueño del negocio consiste en apoyar con soporte y capacitación para el empleado.

  • Toma las etiquetas adhesivas para cada posición y ponlas en papel.
  • Pida a sus empleados escribir su propia lista de actividades en sus propias palabras.
  • Compare ambas para llegar a una descripción clara de las actividades.

Con este método asegura entender lo que los empleados piensan de su puesto de trabajo, quienes son, que hacen. Asegúrese de entender cada parte conversando con cada empleado. Necesita llegar a un acuerdo para cumplir con la lista de objetivos que ha trazado para el negocio. Cuando termine, describa el puesto claramente. Por ejemplo:

Descripción de Puestos de Trabajo - ClandBus - Odoo

Ejemplo de Plantilla de la descripción de puestos de trabajo – ClandBus

 

Nota: Si usted no sabe por donde empezar para definir tareas más puntuales, describa como piensa sería la actuación de un empleado durante los días laborales haciendo una agenda de trabajo.

 

¿Cómo hacer esto con Odoo 10?

Odoo es un software con cientos de funciones que apoyan a las empresas para mejorar la gestión y administración de los recursos humanos, financieros y técnicos del negocio. La función que permite dar seguimiento a un acuerdo labora es la firma de documentos electrónicos que a continuación mostramos:

Seguimiento

Hasta el momento haz dado un salto cuántico al contar con acuerdos laborales para puesto, ya cuentas con un organigrama y lo esperado es que todos los empleados hagan su trabajo o lo hagan mejor que antes. El acuerdo laboral será la base de la comunicación y para esclarecer cualquier duda sobre el rendimiento y seguimiento de las actividades.

¿Qué pasa cuando no se entiende o se mal entienden la lista de actividades? Debes hacer un seguimiento continuo de las actividades para mejorar y la descripción del puesto laboral. Veamos un ejemplo:

Supongamos que realicé un acuerdo laboral con la señorita de recepción. En dicho acuerdo, una de las actividades que acordamos en su puesto laboral dice: estar a las 8:00 a.m. en la oficina cada día laboral.

¿Qué significa estar a las 8:00 a.m. para ella?  Para ella cinco minutos tarde está bien y para mi no. Y si analizas la situación, podrías encontrar más situaciones: vestimenta apropiada, incidencias antes faltas o accidentes, ¿y si llega a las 8 a.m. pero no tiene forma de ingresar al edificio? Este ejemplo sirve para que con cada empleado platiques sobre el acuerdo, si está cómodo, si necesita algo más para cumplir con los objetivos. Una vez que logres que se realicen tareas de manera exitosa, podrás incrementar algunas tareas o la complejidad de las mismas y estás fomentando una cultura de responsabilidad y comunicación.

Otra forma de obtener información es realizando encuestas de satisfacción con Odoo

Descripción de puestos de trabajo: Conclusiones

  • La descripción de puestos de trabajo deben orientarse a obtener resultados.
  • Utilice un lenguaje simple y claro.
  • Recuerda que estos acuerdos son para sus empleados, no para maestros en derecho
  • Agrega un toque inspirador a tus acuerdos. Si le inspira el acuerdo pero no a su empleado, tal vez no es la persona correcta.
  • La lista de actividades y resultados deben estar alineados con la visión y misión de tu empresa.
  • Mantén siempre una comunicación abierta para mejorar continuamente.

Realizar estos ajustes te acercará más a tu visión, y estarás ayudando a desarrollar mejores profesionistas y mejores personas. ¿Qué resultados quiere lograr?

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Acerca de Tadeo Castillo

Profesional y emprendedor de las tecnologías de la información con experiencia en software de gestión empresarial (ERP), de administración de portafolios de proyectos (PPM), computación en la nube, administración de la relación con el cliente (CRM), inteligencia de negocios (BI) y otras aplicaciones complejas para el mercado de pequeñas y medianas empresas.

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