Software para empresas comercializadoras

5 consejos de software para empresas comercializadoras

Cuando tienes una empresa requieres de información precisa para tomar decisiones estratégicas, incrementar la productividad (sobre este tema te recomiendo leer “Claves para incrementar la productividad en la pyme“) y obtener ventajas competitivas ( aquí te recomiendo leer “Ventajas Competitivas: ¿Usar tecnología para obtenerlas?” ) respecto a otros competidores del mercado. Si eres dueño o socio de una empresa debes considerar algunos elementos clave cuando compras software para empresas comercializadoras. Para este tipo de industria, las empresas fundamentan su éxito en una planificación precisa de la demanda de productos, el tránsito de mercancías, el ciclo de entrega del producto  y la cobranza del mismo.

Gestión de Productos

La gestión de productos es vital para empresas comercializadoras

Software para empresas comercializadoras: Funciones clave

Toda empresa comercializadora sabe de la importancia de hacer conteos de inventario y el tiempo que puede consumir. La solución deberá contar con:

  • funcionalidades como conteo por códigos  ABC
  • asignación de lotes y números de serie
  • diferentes métodos de valuación de inventarios.

Código ABC

El código ABC es  un método de categorización de inventario que consiste en la división de los artículos en tres categorías, A, B y C.  Los artículos pertenecientes a la categoría A son los más valiosos. Los que pertenecen a la categoría C los menos valiosos. Este método tiene como objetivo llamar la atención de los gerentes hacia los artículos de importancia crucial(artículos A) en lugar de hacia los artículos triviales (artículos C).

Lotes

Los lotes son códigos que identifican un grupo de unidades del mismo producto, el producto que queremos controlar. Estos códigos por lo regular están compuestos por unos datos que los identifican. Por ejemplo, Hora, planta, fecha, línea de producción 1830PLN16042016LL3 sería un código que identificaría a un grupo de productos. Significa que salió a las 18 horas y 30 minutos de la planta norte, el 16 de abril de 2016, de la linea de producción número 3.

Series

Los número de series, también son códigos asignados a productos. A diferencia de los lotes se asignan por pieza o unidad. Un ejemplo de números de serie son los motores de automóviles. Estos traen grabado un código único para cada automotor y  ayudan en la ubicación de automóviles robados o control vehicular.

Asignación de números de lotes o números de serie

Revise como el software que usted está por adquirir permite la asignación de números de lote y serie. Por lo regular estos números de asignan al momento de hacer las recepciones de producto en los almacenes designados o bien cuando el producto sale de alguna fase de producción.

Métodos de valuación de inventarios: Últimas entradas primeras salidas (UEPS)

Este método lleva la compra más reciente al costo de lo vendido. Esto se lleva acabo llevando el control de los inventarios por capas agotando las capas de las ultimas entradas primero. El control de las capas puede ser por almacén, lote o número de serie y pedimento. Este método puede resultar de gran utilidad para una empresa cuando hay periodos de inflación considerable en un país, pues actualiza el costo de venta con el de compra más reciente.  La mayoría de empresas deciden utilizar este método pues resulta financieramente más conservador.

Primeras entradas primeras salidas (PEPS)

Este método lleva la compra más antigua al costo de lo vendido. Es similar en funcionamiento al método UEPS pues también se lleva un control de los inventarios por capas cambiando únicamente el orden (las primeras capas primero). Este método normalmente da como resultado una mayor utilidad ya que el costo es el más antiguo.

Costo Estándar

El Costo Estándar es el método que más participación requiere del usuario y  el más complicado de llevar en un sistema. Los beneficios de usarlo son altos ya que la administración realiza un estudio del costo de cada producto y lo asigna como costo. El análisis que se realiza debe hacerse en forma periódica. La actualización debe ser frecuente. El método permite considerar en el costo factores como garantías y regalías. En este método también se puede llevar el control por almacén, lotes, números de series y pedimentos.

Software para empresas comercializadoras

Las funciones clave las puede obtener de los usuarios que mejor conozcan la operación del negocio

Puedes leer más sobre Gestión de inventarios y almacén aquí.

Software para empresas comercializadoras: Integración

Uno de los principales dolores de cualquier empresa comercializadora es conocer como se mueve la mercancía en los distintos puntos de venta.  Cuando esté comparando diferentes opciones de compra, verifique que:

  • La solución es compatible con sistemas externos (cajas registradoras, lectoras de códigos de barra, diferentes formas de cobro, etc.).
  • Verifique que el software es capaz de integrar la información clave del ciclo de ventas del cliente.
  • Que pueda analizar todo el camino desde la cotización hasta la facturación y cobranza.
  • Pregunta a tu proveedor de software como podrás gestionar los pedidos de manera ágil.
  • Refleje los movimientos de mercancía directamente en sistema y como es la visibilidad de inventario. 

Software para empresas comercializadoras: Reportes

Al utilizar un sistema de registro, usted captura mucha información y logra un mayor control de las operaciones del negocio. Esta información puede abarcar:

  • Pedidos
  • Clientes
  • Frecuencia de compra
  • Controles de programas de lealtad
  • Descuentos y/o costo de productos
  • Mercancía en tránsito
  • Cobranza

Entonces ¿cómo obtengo la información después de tanto capturar? Esa es la pregunta que debe realizar al proveedor. Verifique que usted:

  • Pueda crear nuevos reportes
  • Que pueda utilizar filtros
  • Pregunte sobre información en tiempo real

La mayoría de sistemas contarán con un control sobre el inventario total de tus almacenes, los movimientos que realizan, el costeo y el detalle de ventas. De igual considera la facilidad de uso de los reportes.

Software para empresas comercializadoras: Planificación

En una empresa comercializadora es muy importante establecer que productos son los que mejor se venden, cuales están estancados y cuales podrían sufrir incrementos en la demanda. El sistema que usted adquiera deberá contar con algún modulo o funcionalidad que le permitan calcular un pronostico de compras de producto, ya sea por algún método basado en el flujo de ventas, ordenes de producción, niveles entre almacenes y/o máximos y mínimos. Además el software le deberá permitir realizar un seguimiento y comparación de las ofertas que hagan sus proveedores, costos del producto con diferentes proveedores y los niveles de servicio optimo para la demanda.

Alineación de objetivos, clave para una buena adquisición - ClandBus

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Software para empresas comercializadoras:  ALINEACIÓN

Con toda lo que ha leído hasta el momento, más  las respuestas a las preguntas que haga al proveedor tendrás mucha información para decidir. La información no es poder, el uso de ella, sí. Ten en mente la estrategia y los objetivos de tu empresa y busca que tanto se alinean los mismos con los proveedores del producto y con todas las personas de su organización. La resistencia al cambio no debe estar si los objetivos están alineados. Es indispensable que ayude con esta tarea, capacitando especialmente a los líderes y gerentes. Asegúrese de que el personal que esté involucrado conozca el funcionamiento y las ventajas que le traerá el software para poder cumplir con los objetivos de la organización. A veces esta alineación la puedes detectar cuando el proveedor tiene experiencia y conocimiento de la industria en la que trabajas y la capacidad del software para realizar cambios.

Software para empresas comercializadoras: Conclusiones

Finalmente, en esta publicación presentamos solo 5 elementos que son la base para una buena adquisición y que pueden disparar la productividad en su organización. Si usted quiere agregar algún comentario que enriquezca este contenido por favor hágalo en la caja de abajo. Gracias por leer este contenido.

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Acerca de Tadeo Castillo

Profesional y emprendedor de las tecnologías de la información con experiencia en software de gestión empresarial (ERP), de administración de portafolios de proyectos (PPM), computación en la nube, administración de la relación con el cliente (CRM), inteligencia de negocios (BI) y otras aplicaciones complejas para el mercado de pequeñas y medianas empresas.

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